بازدید: 109
هیات مدیره محترم انجمن بازیگران خانه تئاتر
باسلام
بازگشت به نامه مورخ ۲/۱۲/۹۳ الصاقی هیات مدیره محترم انجمن بازیگران، شرح امکانات و توانایی های خود را در ارتباط با پذیرش و اجرای مسئولیت روابط عمومی و بین الملل انجمن بازیگران – روابط عمومی نه به معنای عام - بلکه مطابق آنچه هیات مدیره در نامه مزبور خواسته و ابلاغ فرموده تقدیم می دارم.
الف - اطلاع رسانی به اعضا
اطلاع رسانی به اعضا از چند طریق عمل می شود:
۱- خبر رسانی از طریق آدرس ایمیل اعضاء
۲- درج خبر در سایت انجمن
۳- تهیه و نصب پوستر و پخش تراکت
۴- پیامک از طریق شبکه مخابرات
۵- خبر رسانی از طریق سرگروه ها
توضیح:
سر گروه ها نیرو های داوطلب همکاری های مختلف با هیات مدیره زیر نظر مسئول روابط عمومی و سرپرست سرگروه ها می باشند که ماهی یک بار با هیات مدیره جلسه دارند. صورت مجلس مربوط بهاین جلسات در کتابچه مخصوص موجود است.
هر سرگروه با داشتن بیست زیر گروه، تنها وظیفه خبر رسانی را به عهده نداشته ، بلکه مشاور، راهنما و مددکار زیر گروه های خود خواهد بود و نظرات و خواسته های آنها را با هیات مدیره در میانخواهد گذاشت. هیات مدیره با تحلیل این نظرات و خواسته ها رهنمود ها و اهداف دراز مدت و میان مدت انجمن را تعیین کرده و اعمال خواهد کرد. در حقیقت مبنای فعالیت های هیات مدیره انجمن ، برایندخواست ها و نظرات بدنه انجمن می باشد که در صورت مجالس ثبت است.
ب - اطلاع رسانی به هیات مدیره
۱- سرگروه ها با تماس هایی که با زیر گروه هایشان دارند، نظرات و خواست های آنها را به هیات مدیره انتقال می دهند.
۲- در مواردی مانند فوت ، ازدواج و حوادث ناگوار یا مشکلاتی که همکار نیاز به مدد داشته باشد ، سرگروه بلافاصله پس از اطلاع ، با مسئول روابط عمومی در میان خواهد گذاشت و مسئول روابطعمومی موظف است در اسرع وقت هیات مدیره را در جریان قرار دهد.
۲- ثبت و ضبط فعالیت های انجمن:
الف : تدارک امکانات عکس برداری و فیلمبرداری از کلیه مجامع و همایش ها و نشست های انجمن و آرشیو آن ها.
ب – نگهداری و آرشیو بریده جراید ی که فعالیت های انجمن را انعکاس داده اند.
۳- امور رسانه ای:
الف – تماس با مدیران جراید برای دعوت از خبر نگاران جهت همایش ها و نشست های انجمن.
ب – تدارک و تهیه ملزومات نشست خبری در روز موعود. ایجاد تسهیلات و پذیرایی از خبر نگاران در آن روز. در صورت امکان جهت قدر دانی ، تهیه هدیه ای در حد بضاعت به خبرنگارانی که درنشست شرکت می کنند.
۴- مراوده فرهنگی و ایجاد زمینه های شناخت متقابل با روابط عمومی های دیگر
معرفی فعالیت ها و برنامه های انجمن از طریق تهیه کاتالوگ، و رایزنی با روابط عمومی های سازمان ها و نهاد ها و سفارتخانه ها جهت جذب حمایت و همکاری های لازم آنها.
۵ - سایت انجمن
الف – مدیریت سایت با مسئول روابط عمومی خواهد بود و هیات مدیره برآن نظارت عالیه خواهد داشت. مدیر در مورد کم و کیف سایت به هیات مدیره پاسخ گو خواهد بود.
ب – درصورت استطاعت مالی، استخدام کاربر، گزارش گر، عکاس و خبر نگار برای تامین و به روز رسانی محتوای باکس های مختلف سایت و ارتقا و فراگیر کردن آن.
درصورت نداشتن بودجه همچنان مانند گذشته، از همکارانی دعوت و استفاده خواهد شد که بی چشمداشت مالی فعالیت نمایند.
پ – تامین شارژ هاست و دامین سالانه و درصورت نیاز ارتقای پهنای باند از طریق امور مالی انجمن با نظر و صلاحدید هیات مدیره و در صورت امکان با نظر هیات مدیره از طریق در آمد های احتمالیگرفتن آگهی و غیره .
۶ – خرید گل ، هدایا ، چاپ کارت تبریک نوروزی و کارت دعوت مدعوین و خرید روزنامه ها جهت بریدن خبر های درج شده و چاپ فیلم و عکس و سی دی و ایاب و ذهاب و غیره با ارائه سند به مسئولمالی و رونوشت به بازرس انجمن.
۷- شناسایی مدعوین خاص و نوین با نظارت و صلاحدید هیات مدیره جهت دعوت به مجامع و جشن ها.
۶- روابط بین الملل
۱- تلاش در جهت شناخت مراکز فرهنگی و سندیکاهای بازیگران تئاتر جهان و ارتباط با آن ها جهت بررسی امکانات همکاری های متقابل.
۲- به منظور رسیدن به هدف بالا استخدام و یا جذب همکاران داوطلب مسلط به زبان خارجی، که این ارتباط را تسهیل و میسر نماید.
۳- دعوت از اساتید بازیگری کشور های صاحب تئاتر با کمیته علمی است ولی تشریفات آورد و برد و پذیرایی با روابط عمومی خواهد بود.
۴- رای زنی از کسانی که تا کنون این نوع فعالیت ها را انجام داده اند و گزارش آن به هیات مدیره انجمن و کسب رهنمود برای ادامه این نوع فعالیت ها.
۵- ارتباط با بخش فرهنگی سفارتخانه ها جهت کشف راه های تعامل با آنها.
۶- فرستادن بروشور و پوستر به سفارتخانه ها در صورتی که نمایشنامه ای از آن کشور در ایران کار می شود.
۷- ارتباط با گروه های تئاتر شهرستان و خانه های تئاتر آنها
۱- تلاش در جهت کسب اطلاع از امکانات، توان و نیازمندی های گروه ها و خانه های تئاتر شهرستان و بررسی چگونگی گسترش این ارتباط با کمک هیات مدیره انجمن و افراد ذیصلاح.
۲- گزارش فعالیت ها به هیات مدیره و کسب رهنمود برای ادامه این فعالیت ها.
(مسئول روابط عمومی موظف است در پایان هر فصل فعالیت های روابط عموی رابه هیات مدیره. گزارش دهد)
همچنان که آگاهید، روابط عمومی را ماشین فعالیت های نهاد های فرهنگی ، تولیدی و... می دانند و ناگفته پیداست که هر ماشین برای راه رفتن نیاز به بنزین خواهد داشت . روابط عمومی هم برای فعالیتهای خود ، نیاز به بودجه معین مصوب هیات مدیره دارد که تصویب خواهد نمود مبلغی به عنوان تنخواه در اختیار مسئول روابط عمومی قرار گیرد. بدیهی است صورت مخارج و هزینه ها با ارائه اسناد ومدارک به امور مالی و رونوشت به هیات مدیره و بازرس خواهد بود.
و در صورت نبود بودجه همه این فعالیت ها همچنان مانند گذشته داوطلبانه انجام خواهد شد.
با احترام کاظم هژیر آزاد




نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید